Les documents administratifs papier sont de plus en plus remplacés par des documents numériques. Ces derniers ont de nombreux avantages : ils permettent d'économiser du papier (que nous préférerons utiliser pour fabriquer de beaux livres !) et d'optimiser le temps de traitement des documents.

Le numérique ne coûte pas cher !

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises et administrations font parvenir leurs documents (factures, formulaires, relevés de compte...) sous forme numérique ou nous permettent de les télécharger ... Mais il est encore nécessaire de convertir certains documents papier en version numérique. Pour ce faire, il suffit de disposer d'un ordinateur et d'un scanner (en général les imprimantes multifonctions en sont équipées). Ensuite, il faudra organiser les documents de votre disque dur en les classant : C'est d'ailleurs dans le classement que réside l'un des plus grands avantages des documents numériques.

Créer des dossiers de classement

Comme vous le feriez pour vos classeurs papiers traditionnels, vous pouvez créer dans votre explorateur de fichiers préféré des dossiers numériques en regroupant les éléments qui font partie d'une même famille, comme par exemple un dossier pour une période donnée, puis un sous-dossier pour un type de document, puis un autre sous-dossier par tiers...  Exemple de classement Date - Type - Tiers :

> Dossier 2012

      > Sous-dossier Factures d'achat

               > Sous-dossier Factures EDF

Ensuite, vous n'aurez plus qu'à classer dans les dossiers adéquats les documents que vous téléchargez ou convertir vos documents papier en prenant soin de les numériser avec un scanner de qualité qui rende une image fiable et fidèle du document. Le format de fichier adéquat et pérenne pour stocker les documents numérisés est le PDF (pour Portable Document Format) d'Adobe.

Notez que votre scanner aura peut-être besoin de réglages spécifiques (niveaux de couleur, résolution d'image, format du document...). Si vous rencontrez quelques difficultés pour ajuster vos réglages, nous sommes à votre disposition pour vous conseiller.

Rechercher un document

La réglementation française concernant la valeur juridique des documents numériques est encore assez floue car leur popularité est récente. De ce fait, quand bien même vous décidiez de conserver les documents papiers importants, cela ne doit pas vous empêcher d'opter en plus pour la numérisation des documents. Ne serait-ce que parce que cela facilite largement la recherche des documents ! En effet, qui n’a jamais passé du temps à rechercher un document papier dans des armoires ou des tiroirs à en perdre patience ?

Pour retrouver facilement vos documents numériques, il vous suffit de leur donner un titre évocateur comme "Courrier EDF du 02.02.12" plutôt qu'une série de chiffres (attribué automatiquement par le scanner) ou une abréviation peu compréhensible. Si les documents sont correctement nommés, le moteur de recherches intégré à votre système d'exploitation sera suffisant pour les retrouver. Astuce : utilisez le raccourci Ctrl + F puis Entrée pour lancer une recherche par mot-clé dans Windows ou sous Linux (KDE et Gnome) !

Partager les documents

Une fois les documents numérisés, il devient plus simple de les partager sur le réseau de l'entreprise et même d'éviter leur éparpillement si un classement efficace a été mis en place. Si besoin est, l'accès aux dossiers ou à certains documents numériques peut être sécurisé bien sûr.

En somme, l'organisation numérique apporte des avantages que ne permet pas l'organisation traditionnelle. Elle représente un avantage certain pour les télétravailleurs.

Si vous avez des réticences à vous lancer dans ce type d'organisation, nous pouvons vous assister dans la mise en place du classement numérique ; l'important est de prendre un bon départ en définissant le type d'organisation qui vous convienne.

Les inconvénients des documents numériques

L'archivage de documents numériques nécessite des supports de stockage informatiques et ceux-ci ont un coût non négligeable (pour l'instant du moins, car à long terme ce coût devrait baisser). Toutefois, ces supports sont plus solides que le papier et occupent beaucoup moins d'espace !

Les logiciels OCR

Les logiciels OCR (= en anglais optical character recognition et en français reconnaissance optique de caractères) reconnaissent les caractères de vos documents scannés afin qu'ils puissent être lus par des logiciels de traitement de texte. Si les logiciels OCR font des progrès constants pour lire vos documents, il faut savoir qu'il reste encore souvent des imprécisions.